Verjetno ste že slišali za besedo 'baza podatkov'. Baza podatkov je velika zbirka informacij, ki uporabnikom pomaga pri organiziranju, ogledu, iskanju, pridobivanju in zbiranju podatkov. Če imate bazo podatkov, potrebujete ustrezna orodja in aplikacije, s katerimi jo boste lahko najbolje izkoristili. Popolna rešitev je predvsem za tiste, ki delajo v skupinskem okolju in morajo podatke deliti z drugimi (uporabniki, razvijalci, pregledovalci itd.) Microsoft Access, in z našo goljufivo ploščo Access boste v hipu profesionalci.
Olajšajte si delo z uporabo funkcij in orodij Accessa. Če menite, da dobro obvladujete informacije, vas bo Access kmalu odpihnil. Ko ustvarjate datoteko v Accessu, v bistvu ustvarite datoteko, ki vsebuje različne dele baze podatkov. Nato lahko svojo bazo podatkov razdelite na različne povezane dele, da bo upravljanje enostavno in hitro. Ti elementi se imenujejo tabele, poizvedbe, obrazci, poročila itd.
Ko definirate vse te različne elemente, lahko vse organizirate. To vam omogoča, da jasno delite in posredujete informacije ter zgradite celotne projekte v eni sami datoteki. Ne glede na namen, Access lahko pomaga vam ali vašemu podjetju, da informacije ostanejo jasne, varne in organizirane.
Namen te varanje je predstaviti ljudi, kako delujejo nove generacije Accessa. Ne preseneča, da takšna funkcija vsebuje nekaj časa, da jo obvladate. Tukaj smo, da vam pomagamo z nekaj nasveti in triki za hiter začetek uporabe Accessa ali osvežite spomin, če ste veteran Accessa.
- Namig: če se morajo vaši prijatelji, kolegi ali zaposleni naučiti več o programu Microsoft Access, ne bodite sramežljivi in delite ta članek! Znanje je moč in vi lahko z drugimi delite pomoč drugim pri učenju.
Kako krmariti po Microsoftovem dostopnem traku
Vmesnik, s katerim sodelujemo, bi lahko zmedel nove uporabnike. Tu je nekaj infografik o osnovnem vmesniku Accessa, ki temelji na Accessu 2016. Če ste zmedeni, kaj so različni elementi, brez skrbi. V nadaljevanju članka bomo podrobneje preučili trak, tabele podatkov, predmete in še več. Samo beri naprej!
Na srečo tistih, ki že nekaj časa delajo z Officeovimi aplikacijami, vmesnik Accessa ni tako neznan, kot bi si mislili. Dobri prijatelji, kot so trak, vrstica Povej mi in orodna vrstica za hitri dostop, se vrnejo, da vam pomagajo, medtem ko podatkovni del Accessa ostane čist in lahko berljiv.
Uvod v vmesnik traku
Trak je že več let pomemben del programov Office Suite, kot je Access. Prvič je bil predstavljen v Officeu 2007, zasnovan z lažjo navigacijo. Nikoli vam ne bo treba uporabljati staromodnih menijev z več nivoji podmenijev s trakom.
Močno vizualni vmesnik vam pomaga hitro najti orodja, ki jih poznate in imate radi. Trak je vaš glavni način krmarjenja v Accessu, odpiranje priložnosti za oblikovanje besedila, vstavljanje elementov, izvajanje funkcij, prilagajanje baze podatkov in še veliko več.
Za razliko od prejšnjih različic Accessa ima trak v novih izdajah, kot sta Access 2016 in Access 2019, bolj gladko in kompaktno zasnovo, ki omogoča manj nereda na zaslonu, ki vas odvrača od dela. Ta minimalistični vmesnik daje Accessu sodoben in eleganten videz, ki ga ločuje od konkurentov.
Lokacija orodij in funkcij je približno enaka prejšnjim različicam, zato ne bi smeli imeti težav pri iskanju najljubših ukazov. Če se mučite, preprosto uporabite novo funkcijo Povej mi.
Delajte hitreje z vrstico Povej mi
Namen funkcije »Povej mi, kaj želiš« ali preprosto »Povej mi« je približati orodja, tudi če ne veste natančno njihovega mesta na traku. Prvič je bil dodan v večino aplikacij za Office 2016, zaslužil pa je tudi bivanje v Officeu 2019. Uporabite ga lahko tako, da ga kliknete tik ob zadnjem zavihku na traku ali pritisnete Alt + Q tipke na tipkovnici. Opazili boste, da vam funkcija omogoča tipkanje - takrat lahko Accessu sporočite, kaj želite storiti.
Na podlagi vašega vnosa bo Access predlagal orodja, ki se nanašajo na tisto, kar iščete. Na primer, če vtipkate list lastnosti vrstica Povej mi bo samodejno prikazala možnosti, ki omogočajo ustvarjanje ali spreminjanje lista lastnosti in celo predlaga druga orodja, povezana z listi.
Tudi če se imate za guruja Accessa, vam funkcija Povej mi lahko pomaga pospešiti delo. Nikoli vam ne bo treba kopati po traku ali iskati po spletu, da bi še kdaj našli funkcijo.
Spoznajte zakulisje
Ko v programu Access (in drugi Officeovi aplikaciji) kliknete meni Datoteka, boste prispeli na območje, ki ga Microsoft pokliče v 'zakulisje'. Tu namesto da vidite zavihek z ukazi, postavljenimi na traku, dobite celostranski pregled informacij in različnih osnovnih nalog za odpiranje in shranjevanje datotek, tiskanje in druge možnosti skupne rabe.
Poleg tega lahko v meniju Datoteka vidite informacije o trenutno odprti datoteki. To pomeni, da vidite čas, ko je bil ustvarjen, nazadnje spremenjen, lastnik, pa tudi velikost datoteke in še veliko več. Uporabite lahko tudi funkcijo Compact & Repair ali dodate zaščito z geslom kot lastnik datoteke.
Določanje objektov baze podatkov v Accessu
Zdaj, ko smo dobili osnovni vmesnik, je čas, da se seznanimo z objekti baze podatkov, s katerimi boste delali v Accessu. Ti predmeti so prikazani v podoknu za krmarjenje na levi strani, ko začnejo sestavljati vaše projekte. Predmete lahko ustvarite na zavihku Ustvari na traku in jih kadar koli v prihodnosti spremenite, da se prilagodite spremembam v bazi podatkov. Oglejmo si na kratko možnosti vaših predmetov:
- Tabele shranjujejo povezane podatke v vrstice (zapisi) in stolpce (polja). Delujejo podobno kot celice v Excelu, verjetno predstavljajo velik del vaših projektov.
- Poizvedbe si ogledujejo, izračunavajo, razvrščajo, filtrirajo, spreminjajo in pregledujejo podatke, shranjene v tabelah.
- Obrazci so zasloni po meri, ki vam omogočajo enostavno vnašanje novih podatkov in ogled obstoječih podatkov v tabeli.
- Poročila prikazujejo podatke iz tabele ali poizvedbe v tiskani obliki, kot nalašč za pregled in preverjanje napak.
- Makri lahko avtomatizirajo ponavljajoča se opravila. Makro lahko zaženete tako, da kliknete gumb ali pritisnete bližnjično tipko, dodeljeno makru.
- Moduli so skupine postopkov, napisani v jeziku Visual Basic in uporabljeni tudi za avtomatizacijo nalog.
Vrste podatkov polja
Obstaja veliko načinov za delo s polji v Accessu, ki olajšajo obravnavo različnih projektov. Če na primer določite polje kot številko in ne kot besedilo, Accessu omogoči izvajanje izračunov s tem poljem.
Tukaj je hiter pregled na različne vrste podatkov lahko vnesete in njihovo vedenje:
- Kratko besedilo: shrani največ 255 znakov besedila in / ali številk.
- Dolgo besedilo: shrani besedilo do 64.000 znakov.
- Število: shrani številke in omogoča izvajanje izračunov z uporabo podatkovne celice.
- Datum / čas: Shrani datume in / ali ure.
- Valuta: shranjuje številke in simbole, ki predstavljajo resnične valute.
- Samodejno število: Samodejno dodeli enolično številko vsakemu zapisu.
- Da / Ne: shrani vrednost Da ali Ne.
- Objekt OLE: shrani predmete, narejene v drugih aplikacijah, kot so Excelova preglednica, Wordov dokument ali PowerPointova grafika.
- Hiperpovezava: shranjuje povezave, na katere lahko kliknete, da odprete spletna mesta ali datoteke v omrežju.
- Priloga: Omogoča, da v bazo podatkov priložite datoteko ali sliko.
- Veliko število: shrani nedenarno številčno vrednost. (Na voljo samo v Accessu 2019.)
Začnite s predlogo
Vas ustraši prazen dokument? S programom Access imate vgrajeno ogromno knjižnico predlog, ki vam pomagajo začeti. To vam omogoča hiter začetek pri delu na projektih kakršnega koli obsega. V vsaki od ponujenih kategorij lahko najdete več predlog, kar pomeni, da je vsakič, ko ustvarite nov dokument, na voljo ogromno različic. Tudi po izbiri predloge imate še vedno veliko možnosti za popolno urejanje baze podatkov po njej.
Vedno varnostno kopirajte svojo bazo podatkov
To je namig celo za veterane Accessa, ki so tam zunaj. Vedno, in to resno mislimo, vedno redno ustvarjajte varnostne kopije svoje baze podatkov. Nikoli ne veste, kaj se lahko v prihodnosti zgodi z vašimi datotekami zaradi nepričakovanih okoliščin. Če imate na voljo varnostne kopije iz oblaka ali drugega računalnika, je lahko rešilno.
Uporabne bližnjice za dostop, ki bi jih morali poznati vsi
Za konec te varalnice smo se odločili, da vključimo nekaj najbolj uporabnih bližnjic na tipkovnici Access, s katerimi lahko pospešite svoje delo:
- S pritiskom na hitro lahko ustvarite novo bazo podatkov Ctrl + N .
- Če želite v svoj obrazec ali obrazec dodati nov zapis, pritisnite Ctrl + znak Plus (+) na tipkovnici.
- Stran lahko povečate ali pomanjšate s pritiskom na tipko Z.
- Preklopite navigacijsko podokno z F11 .
- Odprite zavihek Najdi in poiščite v obrazcu ali obrazcu z Ctrl + F .
- Svojo bazo podatkov lahko hitro shranite z Ctrl + S .
Če iščete podjetje s programsko opremo, ki mu lahko zaupate zaradi njegove integritete in poštenih poslovnih praks, ne iščite dlje od . Smo Microsoftov certificirani partner in pooblaščeno podjetje BBB, ki skrbi, da našim strankam zagotovimo zanesljivo in zadovoljivo izkušnjo s programskimi izdelki, ki jih potrebujejo. Z vami bomo pred, med in po prodaji. To je naše 360-stopinjsko jamstvo za programsko opremo. Torej, kaj še čakaš? Pokličite nas danes +1 877 315 1713 ali po e-pošti sales@softwarekeep.com. Do nas lahko pridete tudi prek klepeta v živo.
