Kako optimizirati mapo »Prejeto« v Outlooku v 5 preprostih korakih

Neredna mapa »Prejeto« je slaba novica. Ne samo, da je težko najti pomembna e-poštna sporočila, ampak boste vsak dan vedno manj motivirani, da odprete aplikacijo Mail. Kaj lahko storite, da ne bi prišlo do nereda med vašimi sporočili? Preprosto optimizirajte mapo »Prejeto« v Outlooku s petimi spodnjimi koraki.

Če ste se kdaj počutili nelagodno ob pogledu na prejeta e-poštna sporočila, je ta članek namenjen vam. Nehajte pustiti, da se e-pošta kopiči in vas preplavlja z obvestili, tako da preprosto optimizirate mapo »Prejeto«. Ni vam treba nenehno spremljati pošte in ure in ure poskušati počistiti. Samo poglejte teh 5 preprostih korakov v programu Outlook za Microsoft 365 in poskrbite, da bo vse urejeno za vas.

Opomba : Večina teh funkcij velja za Outlook za Microsoft 365 / Office 365. Nekatere pa so na voljo tudi prek Microsoftove e-poštne storitve Outlook.com.

Optimizirajte svojo mapo »Prejeto« v Outlooku v 5 preprostih korakih

Poglejmo, kako lahko postanete strokovnjak za Outlook pri organizaciji pošte in končno dosežemo tisto mapo z ničelnimi obvestili, o kateri ste sanjali.

1. Očistite tako, da izbrišete podvojena e-poštna sporočila

Ste vedeli, da ima Outlook avtomatizirano orodje za brisanje podvojenih e-poštnih sporočil? Zdaj pa že. Uporabite to funkcijo za hitro zmanjšanje števila e-poštnih sporočil, ki jih morate vsak dan pregledati v samo nekaj kliki.

1. Odprite mapo »Prejeto«, ki jo želite počistiti. Prepričajte se, da ste privzeto Domov zavihek - na vmesniku glave traku lahko preverite, na katerem zavihku ste.
2. Razširite Pospravi spustnem meniju, nato izberite enega od obeh Očisti mapo ali Očistite pogovor , odvisno od vaših potreb.
   
   
3. Na zaslonu se prikaže poziv. Potrdite, da želite počistiti pogovor ali mapo, in si oglejte, kako se število neprebranih e-poštnih sporočil v mapi »Prejeto« zmanjša.

Pri funkciji čiščenja je dobro dejstvo, da je mogoče vse izbrisane elemente obnoviti za določen čas. Najdete jih v Izbrisani predmeti na strani okna Outlooka.

2. Ustvarite mape za e-pošto

Če imate v svoji mapi vsako svojo dohodno pošto, vas lahko zmede. Seveda se vsiljena pošta običajno razvrsti v kategorijo neželene pošte, a vse ostalo je odvisno od vas. Osebno priporočam, da nastavite nekatere pomembne mape in vsak dan razvrstite dohodno pošto.

Po Opraviti stvari ® ali GTD ® metodologijo organiziranja nalog lahko z Outlookom enostavno izboljšate produktivnost. Najprej ustvarite tri različne mape:

• Prejeto (privzeto) - Pustite pomembna e-poštna sporočila v privzeti mapi Prejeto. To bi morala biti sporočila, na katera lahko takoj odgovorite ali pa se jih morate nujno udeležiti.
• Narediti - Povlecite nenujna e-poštna sporočila v to mapo. Prejeto pošto lahko počistite in se pozneje čez dan nagibate k tem sporočilom.
• Nadaljevanje - V to mapo, ki ste jo zadržali, premaknite e-poštna sporočila, na primer odgovore, ki jih čakate, ali opravila, ki ste jih preložili.
• Opomniki - Nekatera e-poštna sporočila sploh ne zahtevajo, da nanje odgovorite. Shranite jih v ločeni mapi, da se boste vedno lahko ozrli nazaj in jih z lahkoto našli.

Opomba : Če želite ustvariti nove mape, preprosto kliknite mapo mape Prejeto in izberite Nova mapa. Tu vnesite samo ime in pritisnite Enter.

Vsak dan bi morali začeti z razvrščanjem e-poštnih sporočil v te kategorije, nato pa določite čas, ki bo pozneje nagnjen k vaši mapi. Bodite pozorni na to! Razvrščanje prejetih e-poštnih sporočil lahko nadaljujete ves dan.

Po potrebi se ne bojte ustvariti več map, ta način naj bo prilagojen samo vam in vam.

3. Uporabite pogled opravil

Ste vedeli, da lahko iz e-pošte ustvarite naloge? Vsakič, ko prejmete sporočilo, ki ga želite pretvoriti v opravilo, ga preprosto povlecite v Outlookovo ikono seznama opravil, da odprete čarovnika za nastavitev opravila. Tu lahko svoji nalogi dodelite ime, opis in celo nastavite opomnik.

Če nastavite opomnik, se opravila prikažejo podobno kot opomnik na sestanek ob določenem času. To vam omogoča, da ostanete organizirani in z lahkoto ustvarjate naloge, neposredno iz dohodne e-pošte.

4. Nastavite pravila za samodejno razvrščanje dohodne pošte

Pravila omogočajo samodejno premikanje, označevanje in odgovarjanje na e-poštna sporočila, kar olajša upravljanje Outlooka. Pravila lahko uporabite za predvajanje zvokov, premikanje sporočil v mape ali samodejno prikazovanje opozoril o novih predmetih.

Osebno se mi zdi najbolj uporabno pravilo možnost premika predmeta od določenega pošiljatelja ali z določenimi ključnimi besedami v zadevi v drugo mapo. To pomeni, da se bo e-poštno sporočilo, če so izpolnjena določena merila, premaknilo v določeno mapo Prejeto, ne da bi se ga morali dotakniti.

Tu je osnovno vodilo o nastavitvi pravila v Outlooku.

1. Z desno miškino tipko kliknite sporočilo v mapi »Prejeto« ali drugo e-poštno mapo in izberite Pravila .
2. Izberite eno od možnosti. Če si želite ogledati več možnosti, izberite Ustvari pravilo .
3. V Ustvari pravilo polje, izberite eno ali več od prvih treh potrditvenih polj.
4. V Naredite naslednje Če želite, da pravilo premakne sporočilo v mapo, preverite Premakni element v mapo škatla.
5. V mapi izberite ciljno mapo Izberite mapo dialog, ki se prikaže, in nato kliknite v redu .
6. Kliknite v redu še enkrat, da shranite svoje pravilo.

5. Izkoristite kategorije

Z barvnim kodiranjem e-poštnih sporočil boste lažje prepoznali in razvrstili povezane elemente v programu Outlook. Izbirate lahko med naborom privzetih kategorij ali ustvarite svojo, nato pa kategorije dodelite svojim e-poštnim sporočilom v Outlooku.

Če želite iz podokna za branje ali odprtega sporočila dodeliti barvno kategorijo, izberite Kategorizirajte Iz Oznake na traku in na seznamu izberite kategorijo.

Zadnje misli

Če želite prebrati več člankov, povezanih s sodobno tehnologijo, se naročite na naše novice. Redno objavljamo vaje, članke z novicami in vodnike, ki vam bodo pomagali pri vsakodnevnem tehničnem življenju.